7 råd för effektivt inköp av kontorsmaterial

Precis som med många andra processer så kan det vara både dyrt och tidskrävande att köpa in kontorsvaror och kontorsmaterial. Men det finns tillvägagångssätt som kan göra processen effektivare både tidsmässigt och på ett ekonomiskt plan. I den här artikeln ger vi dig våra råd och tops för att göra ditt nästa inköp av kontorsvaror smidigare och så kostnadseffektivt som möjligt.

Vad kan du göra för att effektivisera din inköpsprocess av kontorsvaror?

Gör en inventering av era befintliga varor

Är ni många olika på kontoret som köper in kontorsmaterial är det lätt att ni får dubbelt upp av vissa saker i kontorsförrådet – något som definitivt inte är kostnadseffektivt. Innan du sätter i gång och gör ditt inköp av nya kontorsvaror är det därför viktigt att göra en inventering av befintliga varor på arbetsplatsen. Visst, det är aldrig kul att inventera men om det sätts i system kommer det att gå snabbare, och framför allt slipper ni dubbla uppsättningar av produkter som ni endast använder sporadiskt. Vet du exakt vad som redan finns tillgängligt på lagret undviker ni onödiga dubbelköp och ser i stället vad som behöver kompletteras och ersättas. På så sätt innebär blir ert inköp en kostnadseffektivare process.

Lista de prioriterade varorna

Efter att du har gjort inventeringen av ert kontorsförråd är det dags att lista upp de varorna som har högst prioritet för er. Olika arbetsplatser och yrken har olika behov för olika kontorsvaror för att den dagliga verksamheten ska fungera smärtfritt. För de flesta är till exempelvis kopieringspapper, pennor, bläckpatroner, pärmar, kaffe och toalettpapper alltid högt prioriterade. Genom att göra en lista över de prioriterade varorna säkerställer du också att de allra viktigaste sakerna inhandlas först.

Jämför priser och enheter på olika produktvarianter

Innan du bestämmer dig för vilka kontorsvaror du ska köpa in är det en bra idé att jämföra priserna på olika produktvarianter. Vi på SwedOffice erbjuder ofta mer än ett val av en produkt. Varianterna kan ha olika priser och komma i olika stora förpackningar. Jämför de olika alternativen för att komma fram till vilken variant som passar era behov bäst. Har ni inte en hög förbrukning av en viss vara så behöver ni kanske inte ett 50-pack, och vice versa. Det är emellertid bra att tänka på att många produkter som säljs i hög kvantitet har ett billigare jämförpris. Tänk på att det inte alltid är det mest kostnadseffektiva alternativet att ta den billigare varan. Vissa varianter har bättre kvalitet och håller längre, och blir därmed billigare i längden. I sådana fall kan det vara värt att betala lite mer. Genom att jämföra olika alternativ hittar du ofta den ultimata kombinationen av kvalitet och pris.

Handla återvinningsbara produkter

Vi rekommenderar att du alltid handlar miljöprodukter. Om du köper in produkter i återvinningsbart material så hjälper du inte bara till att minska ditt företags miljöpåverkan, utan du hjälper även till att spara pengar på längre sikt. Visar ni att ni tar ansvar för miljön bygger ni förtroende och har större chans att locka till er miljömedvetna kunder. Du kan till exempelvis inhandla papper som är återvunnet eller bläckpatroner som kan fyllas på med en refill i stället för att köpa helt nya varje gång. Sedan håller vissa klimatsmarta produkter längre, vilket är kostnadseffektivt i längden. LED-lampor är ett sådant exempel då de lyser längre än vanliga glödlampor.

Köp kontorsmaterial online

Genom att köpa era kontorsvaror online kan ni på ett enkelt och smidigt sätt få en översikt över olika produktalternativ. Att handla online är även mer tidseffektivt då ni slipper att lämna kontoret. Hos oss på SwedOffice får du översikt över mängder av olika produktalternativ om genom att gå in i våra olika kategorier. Glöm inte att använda sökfältet – ofta är det du behöver bara något tangenttryck bort.

Se till att ha en effektiv lagerhållning

För att minskar onödiga kostnader för lagerhållning och ett överskott av vissa produkter bör ni försöka att ha en enkel och effektiv lagerhållning. Se till att alltid ha tillräckligt mycket i lager för att möta företagets och anställdas behov, absolut, men inte för mycket så att det blir överflödig lagring och förluster på grund av utgångna varor. Detta är särskilt viktigt i ert pentry.

Upprätta en inköpspolicy på företaget

Ett sista råd för att göra inköpsprocessen av kontorsmaterial så effektiv som möjligt är att upprätta en inköpspolicy. Detta behöver inte vara så knepigt som det kan låta, allt ni behöver göra är att sätta upp riktlinjer för hur inköp ska hanteras, vilka produkter ni behöver köpa in och hur ni gör inköpsprocessen så automatiserad som möjligt. En bonus med en tydlig inköpspolicy är att det ökar insynen i er inköpsprocess och därmed minskar risken för inköpsbedrägerier.

Att skapa en effektiv inköpsprocess för kontorsvaror är en viktig punkt för alla företag. Genom att ägna lite tid åt att inventera det befintliga lagret, prioritera det viktigaste och jämföra priser mellan olika produktvarianter sparar man både tid och pengar i längden. Välplanerade inköp av kontorsmaterial är avgörande för att säkerställa att alla på kontoret alltid har rätt utrustning och förnödenheter för att utföra sitt jobb. Om ni implementerar tipsen vi har presenterat i den här artikeln kan ni skapa en smidig och effektiv inköpsprocess som bidrar till företagets framgång.